Los autónomos que trabajan en el sector del marketing digital viven con la mente en bastantes cosas. Un día a día repleto de campañas, clientes, reuniones varias y otros momentos en los que la creatividad pide paso o las redes sociales. A todo esto le podemos añadir hacer facturas, pagar impuestos, hacer presupuestos y unos números que pocas veces apetecen. Justo aquí es necesario contar con un programa de facturación ayuda a que todo pase de un “ya lo miraré” a ser un aliado que nos ayuda a tener más horas de vida que dedicar al negocio o a la vida personal y a proporcionarnos una mayor tranquilidad.
Ahora todo es más fácil…
En la actualidad no estamos ante los clásicos programas raros que pueden instalarse en un CD y que daban miedo. Ahora son herramientas modernas, como nos comentan los profesionales de ERPLoop, que en su mayoría están en la nube, ideadas para los autónomos o agencias de pequeño tamaño, que permiten la creación de una factura en pocos segundos, con el seguimiento de quién te pagó, quién no lo hizo y que todo esté preparado para Hacienda sin que te vuelvas loco. Hazme caso: las diferencias entre llevar todo con un Excel y que te lo lleve un software de calidad son algo que se nota bastante.
Una buena manera de mantener el orden entre tanto cliente y proyecto
Sin duda, una de las ventajas más evidentes que podemos comentar es el orden que proporciona. Los autónomos marketinianos acostumbran a tener más de un cliente y de sectores de lo más variado, desde negocios como una clínica dental, a restaurantes, startups, etc.
Aquí cada uno cuenta con su respectiva tarifa, periodicidad o condiciones. Cuando se gestiona todo y está “a mano”, es factible que puedan colarse errores tales como olvidarse de un presupuesto que se aceptó, el número de una factura o duplicar los números de alguna.
Estos programas de facturación agrupan todo en el mismo sitio, desde la ficha de cliente a los servicios, tarifas, histórico de facturas, presupuestos enviados y albaranes, en el caso de que se ofrezca algo que sea más físico.
Con unos pocos clics vas a poder ver lo que te facturó el cliente en el último año o los trabajos recurrentes que hay activos. Todo ello, cuando se negocian precios, se planifican ingresos o se piensa si te va a compensar seguir con un proyecto, es de lo más interesante.
Existen multitud de softwares con los cuales es posible ir creando plantillas en concreto enfocadas hacia nuestro sector profesional. Aquí hay modelos que se han ideado para profesionales del campo de la publicidad o del marketing, en los que incluso se cuenta con el clásico desglose dependiendo de las acciones de trabajo. Ayudan mucho en las labores profesionales y solo tienes que limitarte a ir añadiendo los datos a ellas.
Automatizaciones de aquellas tareas más repetitivas o aburridas
Estamos aquí ante un punto clave, En el día a día del autónomo es cierto que hay ciertas tareas que se hacen y que no aportan demasiado. Gestionar todos los meses las redes o campañas permanentes de Google Ads, así como mantener una web, casi se puede decir que es un tiempo perdido. Cuando se tienen programas de facturación, lo que ocurre es que se configura una factura recurrente, de tal forma que el sistema la creará y enviará únicamente el día que tú lo decidas. Si además de todo esto, se integra el programa mediante una herramienta para los pagos o de tu pasarela, puedes acabar ofreciendo al cliente que pague con un clic y así evitará estar enfrascado en pagos de transferencias. Para un profesional que habitualmente se mueve entre plazos y campañas, el hecho de cobrar antes y con menores problemas, marca las diferencias entre los flujos de caja.
Cabe decir también que los recordatorios automáticos son también un gran invento. Lo que ocurre es que el programa en cuestión detecta las facturas ya vencidas y envía un correo con amabilidad al cliente de tal forma que se le recuerda el pago. Esto hace que no tengas que estar convirtiéndote en un cobrador insistente, el sistema hará de “malo” por ti. Todo va a quedar registrado: desde cuándo la enviaste, si se produjo la apertura o si se realizó el pago.
Sin miedo a Hacienda
Algo que acostumbra a ser complicado para muchos autónomos es el IVA, IRPF o las declaraciones trimestrales. Los errores pueden terminar costando sanciones, multas o quebraderos de cabeza. Estos programas de facturación, cuando se configuran bien, lo que hacen es calcular de manera automática los impuestos, las retenciones y las bases imponibles.
Cada factura que se emite al final queda asociada a una clase de impuesto, lo mismo que los gastos. Cuando se aproxima el trimestre, es posible descargar un resumen en el que aparece el IVA soportado y el repercutido, así como el IRPF a declarar o compartir el acceso con la gestoría para que ellos se encarguen de entrar y presentarlo.
De esta forma, no te toca estar a la búsqueda de papeles por distintas carpetas ni revisar otros bancos, ya que en bastantes de estos sistemas lo que ocurre es que se conectan de manera directa con el banco, conciliando los cobros y los pagos en tiempo real.
Hay que pensar que nos encontramos en un entorno en el que la factura electrónica y sistemas como Verifactu están pasando a ser obligatorios, por lo que utilizar un programa que se encuentre actualizado es la mejor forma de quitarse tareas que pueden ser farragosas y no estar exentas de riesgos.
Lo que hace el mismo software es adaptarse a los cambios legales y avisar de cuáles son los que tienes que cumplir.
Una forma de ofrecer mayor profesionalidad a los clientes
Pese a que no se suele pensar en esto, lo cierto es que la manera en la que se factura también es una forma de comunicar por parte de la empresa. Si, por ejemplo, enviamos una factura hecha de cualquier forma, realizada en Word, sin nuestro logo, número correlativo claro, todo ello va a transmitir una imagen bastante menos profesional que si es un documento limpio, maquetado bien, en el que aparezcan tus datos fiscales, la marca o un resumen claro de lo que hiciste.
Con los programas de facturación puedes personalizar las plantillas usando el logo de tu negocio o empresa, los colores de la misma, sus condiciones o los mensajes finales.
Se pueden incluir frases como “Gracias por tu confianza en nuestra estrategia digital” o hacer una serie de recordatorios suaves sobre los plazos. Esto puede marcar las diferencias en un autónomo que se dedique al marketing digital, puesto que al final su trabajo vive en buena medida de la proyección de la profesionalidad en el mundo online.
Mayor transparencia
Se puede enviar al cliente un enlace en el que va a poder ver cómo se encuentran sus facturas, descargarlas, solicitar duplicados, etc. Esto ayuda a que se reduzcan muchas llamadas y correos.
Una mayor visión del negocio
Otros beneficios que no son tan evidentes, pero de gran potencia, son los relativos a la visión global que te puede proporcionar un programa de facturación adecuado. No solo hablamos de la emisión de las facturas, muchos de ellos lo que hacen es mostrar cuadros de mando de lo más sencillos, en el que vienen los ingresos mensuales, por clientes, clases de servicios, etc. Todo esto, para un freelance que trabaje en marketing y que acostumbra a ir con el piloto automático, es algo importante.
De esta forma, es posible ver cómo un cliente que sea de los denominados pequeños y al que no le haces demasiado caso tiene un mayor margen de negocio que otro grande que te consuma bastantes horas y que te deje únicamente migajas. De igual forma, también puede evidenciar servicios de consultoría puntuales bastante más rentables que la gestión diaria de las redes, de tal forma que puede que sea más conveniente el hecho de reorientar la oferta.
Todos estos datos valen cuando se quieren subir las tarifas. No es igual ir a ciegas que sentarse con el cuadro de facturación y decir: con esta carga de trabajo y costes, necesita aumentar un 10% las tarifas para que todo sea sostenible.
Dejar tiempo para que tu cabeza se centre en lo realmente importante
Uno de los beneficios importantes que tienen los softwares de facturación y de los que no se suele hablar tanto es que se recupera bastante tiempo a nivel mental. No sé si lo has pensado, pero cuando se gestionan las facturas de forma manual, lo que ocurre es que hay interrupciones de forma constante, puesto que se tiene que proceder a buscar números, revisar si te pagaron, cuadrar gastos. Un programa configurado de manera correcta permite que multitud de estas tareas desaparezcan o se reduzcan a acceder una vez por semana, revisar todo de un solo vistazo y poder continuar con tus asuntos.
En el sector del marketing digital, el verdadero trabajo que marca la calidad y las diferencias no es picar datos en el ordenador. Hablamos de analizar las métricas que aparecen y pensar en las campañas, hablar con los clientes, así como crear contenido. Está claro que alejarse del programas farragosos es siempre una inversión; lo que debes tener en cuenta es que los programas eficaces no son una moda pasajera; permiten ir liberando horas que se pueden convertir en una mayor cantidad de proyectos, formación o descanso.
No necesitas disponer de un negocio en concreto para que te compense. Hasta si trabajas solo con varios clientes, la evolución que supone tenerlo todo centralizado o llevarlo todo en hojas sueltas, es algo que vas a notar desde el primer mes. Si se da la situación de que algún día crezcas y montes una agencia, te vas a ver beneficiado de tener una base montada con la que podrás ir sumando colaboradores sin que la facturación sea un monstruo difícil de gobernar.
Qué es lo más clave y con lo que debes quedarte
Los autónomos en sectores como el marketing digital viven de vender orden en el caos que tienen otras personas, puesto que al final se planifica, se estructura y mide todo. A veces, lo cierto es que aplicar todo ello a las finanzas del propio negocio con un programa de facturación se puede decir que es una extensión natural del propio oficio. De esta forma vas a tener menos sustos, menos embrollos y una mayor claridad, de tal forma que contarás con un mayor margen para que puedas hacer todo aquello que de verdad te guste o te interese. El resto de las cosas, lo puede hacer el software.
Sin duda alguna, este tipo de programas tiene muchas ventajas que merece la pena considerar, pero aún más novedades seguro que nos deparará el futuro. Podremos ver cómo se utilizan muchas herramientas como la Inteligencia Artificial que pueden incluso acelerar aún más, si cabe, los procesos. Lo que está claro es que estas herramientas han venido para quedarse y buscan facilitar las tareas a las empresas y trabajadores, de tal forma que en muchos casos solo tengan que introducir los datos justos para que luego el programa devuelva los datos o los documentos necesarios.
Se puede decir que es una respuesta a los tiempos en que vivimos, además parece que desde la administración se han tomado aún más en serio la necesidad de tener lo más claro posible todos los documentos, facturas por parte de los autónomos, lo que siempre es de gran ayuda para que estén todos a la orden de pago. Si no se quiere tener problemas en este sentido con Hacienda, lo mejor es confiar en este tipo de software que minimiza el error humano, algo que siempre es bastante conveniente.
Por lo tanto, si estabas pensando en elegir un software electrónico, no lo dudes ni un momento e investiga o pregunta sobre cuál puede ser el más conveniente dependiendo de tu negocio y de la capacidad que tenga.
